Tegenwoordig gaat bijna alles digitaal. Op het gebied van klantenservice verwachten consumenten snelle en duidelijke antwoorden waarmee hun probleem wordt opgelost. Als bedrijf is het dus handig dat je de juiste tools gebruikt om je klanten goed te woord te staan. Door het uitbesteden van je klantenservice werk je efficiënter, persoonlijker en groeibestendig. In deze blog bespreken we vier tools die het meest gebruikt worden door bedrijven om de klantenservice op rolletjes te laten lopen.
Klantenservice via e-mail
E-mail blijft een populair kanaal voor het beantwoorden van klantvragen, behandelen van klachten en voor administratieve afhandeling. E-mail is geschikt voor uitgebreidere berichten waar eventueel ook een bijlage bij zit. Dit biedt ook meer ruimte om een goede uitleg te geven. Als webshop heb je e-mailcommunicatie dus echt nodig, maar dit kost wel tijd. Door dit uit te besteden, kun je je meer bezighouden met je core business.
Ook bellen blijft populair
Bij urgente vragen of problemen is telefonisch contact handig en het meest direct. Je bedrijf kan zo klanten goed en snel te woord staan. Klanten waarderen het als iemand actief met hen meedenkt en problemen oplost. Klantenservice via de telefoon is vaak ook een stuk intensiever. Gesprekken duren langer en er moet continu iemand beschikbaar zijn. Goede planning en de juiste capaciteit zijn dan ontzettend belangrijk.
Een live chat is onmisbaar
Met een klantenservice chat kunnen potentiële klanten direct hun vraag stellen. Dat ze snel antwoord krijgen op hun vraag is belangrijk, want ze zijn op precies dat moment aan het wachten op reactie. Een klantenservice chat is een laagdrempelige manier van contact opnemen. Het is snel en makkelijk, want een medewerker kan op hetzelfde moment reageren of meekijken. Ook hebben veel van dit soort chats een functie waarmee het gesprek via e-mail wordt toegestuurd. Zo kunnen je klanten het later altijd nog eens teruglezen.
WhatsApp als snel en persoonlijk kanaal
WhatsApp is tegenwoordig een van de populairste middelen van communicatie in Nederland. Waarschijnlijk gebruik je het zelf ook dagelijks. Ook dit is een laagdrempelige manier om in contact te komen met een bedrijf. Klanten kunnen heel makkelijk foto’s en video’s doorsturen of een spraakmemo opnemen om een probleem toe te lichten. Tegelijkertijd verwachten klanten wel bijna direct reactie via WhatsApp, waardoor het lastig is om alles tijdig en goed te beantwoorden.
Je klantenservice kost dus tijd en aandacht. Veel bedrijven kiezen er daarom voor om de klantenservice uit te besteden. Er staat dan altijd een professioneel team voor je klaar om op alle vragen via alle kanalen te reageren. Zo kun jij je richten op de kernzaken van je bedrijf. Meer weten? Neem dan contact met ons op.