Het is tegenwoordig redelijk normaal dat een bedrijf telefonisch bereikbaar is. Echter is het zeker niet zo dat dit altijd het geval is. Bij sommige bedrijven is het onmogelijk om telefonisch contact op te nemen. Maar mag dit eigenlijk wel? Moet een bedrijf niet telefonisch bereikbaar zijn?
Is een bedrijf verplicht om telefonisch bereikbaar te zijn?
Het antwoord op deze vraag is geen duidelijke ja of nee. Er is enige nuance nodig om te kijken wat de verschillende regels in verschillende situaties zijn.
Zo ben je in de basis niet verplicht om als bedrijf telefonisch bereikbaar te zijn. De meeste bedrijven hebben zelf de keuze hoe ze zich bereikbaar maken. Dit mag bijvoorbeeld ook alleen via de mail.
Echter is er sprake van een uitzondering voor webshops.
Is een webshop verplicht om telefonisch bereikbaar te zijn?
Als webshop moet je wel telefonisch bereikbaar zijn. Je moet altijd een telefoonnummer en een e-mailadres op je website vermelden. Dit is een wettelijke verplichting en daarom niet optioneel. Op het moment dat je deze regel niet naleeft, riskeer je een boete.
Voor alle andere bedrijven is er dus geen algemene wettelijke verplichting.
Waarom wel telefonisch bereikbaar zijn als bedrijf?
Ondanks dat je als bedrijf dus meestal niet verplicht bent om telefonisch bereikbaar te zijn, zie je dat veel bedrijven hier desondanks toch wel voor kiezen. Hier zitten een aantal redenen achter, aangezien er sprake is van een aantal serieuze voordelen voor bedrijven die dit wel besluiten te doen.
Het gaat dan om de volgende 4 hoofdredenen:
- Klanttevredenheid: Op het moment dat je de klanttevredenheid wilt maximaliseren, is het sterk aan te raden om telefonisch bereikbaar te zijn als bedrijf. Klanten vinden het namelijk fijn wanneer ze de mogelijkheid hebben om snel in contact te komen met iemand die verstand van zaken heeft. Een telefoontje plegen is dan de meest directe manier van contact mogelijk. Klanttevredenheid is vaak het hoogst op het moment dat een klant goed én snel een probleem opgelost ziet worden. Hiermee blijven ze langer loyaal.
- Professioneel imago: Daarnaast voorzie je het imago van je bedrijf ook op een directe wijze van een boost door telefonisch bereikbaar te zijn. Klanten en/of bezoekers van bijvoorbeeld je website zijn vaak al snel een tikkeltje achterdochtig wanneer er nergens een telefoonnummer te vinden is. Het is dan haast alsof je als bedrijf niet openstaat voor het helpen van (potentiële) klanten. Alleen een mailadres wordt toch als onvoldoende gezien, omdat je over het algemeen veel minder snel een reactie krijgt op een mailtje.
- Concurrentievoordeel: Verder is telefonische bereikbaarheid ook puur een manier om een streepje voor te hebben op de concurrentie. Zeker wanneer een aantal directe concurrenten deze optie niet aanbieden. Potentiële klanten zijn dan sneller geneigd om voor jouw product of service te kiezen, bijvoorbeeld vanwege het betere imago en de potentie voor een hogere klanttevredenheid. Ieder concurrentievoordeel is altijd mooi meegenomen!
- Beter voor complexe vragen: Een vierde reden om wel telefonisch bereikbaar te zijn, is dat een telefoon als geen ander een effectief kanaal is om ook de meer complexe problemen op te lossen. Het zijn voornamelijk deze complexe vraagstukken (bijv. persoonlijk advies op maat), die ervoor zorgen dat een (mogelijke) klant een goed gevoel aan jouw bedrijf overhoudt. Complexe vraagstukken via de mail oplossen, heeft bovendien heel wat voeten in de aarde. Een telefoongesprek van 10 minuten kan op dat gebied wonderen doen.
In de tijd waarin we op dit moment leven, is een goede bereikbaarheid dus belangrijker dan ooit. Er is geen enkele (potentiële) klant die telefonische bereikbaarheid als een nadeel ziet, terwijl er wel een hele hoop zijn die het juist als enorm voordeel zien.
Wil jij er daarom voor zorgen dat jouw bedrijf binnenkort ook altijd telefonisch bereikbaar is, zodat je meeprofiteert van de bovenstaande voordelen? Bekijk dan direct de mogelijkheden bij Klantenservice Uitbesteden en kies voor een gratis kennismaking!